Mini-Kurs : Aufgaben vs ToDos?

Um sich seine Tage vorab schon gut einteilen zu können ist es wichtig seine Tätigkeiten/Verpflichtungen etc zu Kategorisieren.. es gibt viele Namen dafür und man findet in jedem Ratgeber unterschiedliche Strategien wie man sich Prioritäten setzt. Aber was, wenn ich nicht jede Aufgabe neu bewerten möchte. Was wenn ich nicht weiß, was Prioritäten setzen überhaupt heißt? Ich bevorzuge daher meine Abläufe in Kategorien einzuteilen um diese einfacher und auch unter Zeitdruck schnell einordnen zu können.

Mir hat geholfen die Aufgaben erstmals in einmalige Tätigkeiten oder wiederholende Tätigkeiten einzugliedern. So fällt es mir leichter eine Art „Formel“ aufzustellen, wie viel von welcher Art ich in meine tägliche Wochenplanung vorplane um dann nicht schon Mittwochs aus der Puste zu kommen. Es hilft mir auch rasch entscheiden zu können, welche Aufgaben leicht weg fallen können, wenn es knapp wird. Denn die Mischung macht es, wenn das Leben dazwischen kommt. 

Meine Story über das Thema hatte eine tolle Rückmeldung! In spontanen 2:35 Minuten habe ich euch meine Gedanken dazu zusammen gefasst. Das Video habe ich euch zusammen geschnitten und hier eingefügt.

Zusammengefasst Aufgaben/ToDo

Aufgabe

Wiederkehrende Tätigkeit, die getan werden muss je nach Zustand des Bereiches. Verschiebbar.

• Staubsaugen
• Blumen gießen
• Einkaufen
• Zonecleaning
• Bügeln

To Do

Eine in sich abgeschossene Handlung. Meist eine durch Bedarfserfassung zusammenhängende Tätigkeit. Verschiebbar.

• Hose nähen
• Leergut weg bringen
• Email beantworten

Ich unterscheide außerdem in:

  ➡️ ToDo | Terminisierte ToDo

Eine terminisierte oder zeitgebundenes ToDo ist eine Handlung die für einen bestimmten Zeitraum fest gelegt ist. Nicht oder nur innerhalb Stunden, weniger Tage verschiebbar.

• Geburtstags SMS senden (muss an diesem Tag passieren)
• Arzttermin ausmachen (kann ich nur während der Öffnungszeiten)
• Kekse backen für ein Veranstaltungsbuffet (muss bis Zeitpunkt X fertig sein)
• Kind abholen (muss um eine Uhrzeit passieren)

Einteilung in den Dailies

Was bedeutet das nun für meine Tageseinteilung im Wochenplan? Ähnlich wie beim „Budget fest legen“ funktioniert es auch mit den Zeitmengen zu Planen. Man geht vom Schlimmsten aus und plant seine Aufgaben durch. Sie haben zwar nicht die erste Priorität, jedoch da das Leben nicht planbar ist, ist es gut, alle Aufgaben, die man so den Tag über herunter gebrochenen hat als Erstes zu blocken. Denn diese sind für Unvorhergesehenes auch mal verschiebbar, brauchen aber dennoch Zeit. Ich spreche nicht nur von Tagesaufgaben und Zonecleaning, sondern ALLE. Auch Routineaufgaben gehören hier hinein. Also die Zeit die ich brauche um Morgen-, Mittag/Nachmittag- und Abendroutine abzuarbeiten.

Schreibt man sich die vielen kleinen Handgriffe einen Tag mit, wundert man sich über Müdigkeit am späten Nachmittag meist nicht mehr, weil wir diese gewohnten Handlungen meist schon vergessen haben, bevor sie erledigt sind.

Danach werden MAXIMAL 3 ToDos eingeteilt. 

Davon ein zeitgebundenes (terminisiertes) ToDo welches ich unmöglich verschieben kann (somit hat es Priorität 1) und 2 ToDos die auch erledigt gehören. Entweder beziehen sich die Dinge auf aktuelle abzuarbeitende Aufgaben oder sie kommen aus der Inbox und möchten schön langsam erledigt zu werden.

Tage mit Auswärtsterminen am Nachmittag, halte ich mir bis auf Telefonate oder Recherche To Do frei. Recherche zum Beispiel, kann ich im Wartezimmer, während ich im Auto warte oder unterwegs je nach Termin durchführen. Da sind die von mir aufgeteilten Aufgaben ausreichend.

Was, wenn ich nicht alles schaffe?

Es kann manchmal zermürbend sein, wenn mehrere Tage hintereinander das Leben nicht so spielt wie man möchte.. Nur ,… in die nächsten Tage rein schieben erhört maximal den Druck/Stressfaktor und damit den Frust, wenn man auch das nicht schafft. Aufgaben wiederholen sich und haben nächste Woche eine Chance. Da ja Aufgaben oft auch in Routinen integriert sind (wie Klo putzen oder staubsaugen) tauchen sie am nächsten Tag sogar wieder auf.

ToDos die nicht zeitgebunden sind bleiben offen. Entweder habe ich Lust am Wochenende (Samstag = Projekttag oder Selfcare-Samstag ❤️) bei Schlechtwetter meine Todos aufzuholen, oder ich setze mich am Sonntag hin und plane diese ToDos neu. Dazu reflektiere ich: „Warum habe ich sie nicht geschafft ..?“

Ist das ToDo umfangreicher als gedacht. Also doch ein Projekt?

Ist mir das ToDo gar nicht so wichtig?

Habe ich mich von anderen Dingen ablenken lassen und hab dafür 100 andere Aufgaben geschafft?

Brauche ich vielleicht Hilfe für dieses ToDo?

Oder war dieses ToDo durch meinen Alltag einfach zu viel? Also gar nicht möglich zu schaffen?

Mit dieser neuen Erkenntnis starte ich meine neue Wochenplanung. Immer in der Hoffnung, diesmal den richtigen Flow zu finden 🙂

Viel Spaß am Planen ❤️

Alles Liebe,

Eure Nina

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