How to… organize yourself

Hallo ihr Lieben!

Wie schön wäre das Leben, wenn wir eine ToDo Liste hätten und wenn die abgearbeitet ist hat man es geschafft und kann sich anderen Dingen zuwenden.

Im Normalfall ist das leider nicht so, denn die ToDo Liste bekommt ständig neue Punkte. Und als ob das nicht reicht, werden diese Punkte auch noch verteilt. Im Büro werden Infos auf Zuruf angebracht, in Meetings auf Protokollen notiert, per E-Mail kommen minütlich neue Aufgaben herein oder das Tagesgeschäft türmt sich an. Zuhause sind es die Routinearbeiten die auf einen warten, die Kinder kommen nebenbei mit Mitteilungsheften und Infos daher, vom letzten Arztbesuch muss man noch die Rechnung einreichen und neue Termine müssen ausgemacht werden. Dies geht aber nicht sofort, denn auch hier muss man sich an Öffnungszeiten halten.

Geht es euch auch so?

Wir tendieren dazu hereinkommende Infos sofort zu priorisieren. Das Problem ist nur, wenn wir es als nicht wichtig erachten ist die Chance sehr hoch, sie zu vergessen.

Also: was tun?

Ich habe dafür viel herum gesucht. Bücher gelesen und das Internet durchforstet. Bis ich auf die „Getting things done“ Methode gestoßen bin von David Allen.

1. ERFASSEN:

Ich habe mir eine Inbox angelegt. Hier kommt ALLES erstmals hinein. Dort schreibe ich einmal alles auf. Mein Sammelkübel sozusagen. Jeder noch so kleine Gedanke, alles auf diesen Zettel/in dieses Buch. Dieses Buch habe ich auch immer mit. Während mein Büroplaner im Büro bleibt, habe ich dieses Büchlein immer dabei. Auch falls mir zuhause etwas einfällt.

Natürlich kann man das auch digital machen. Es gibt Unmengen an Apps die hier helfen können.

2. SELEKTIEREN:

Hier gibt es zwei Kategorien:

Geht es mich etwas an? Oder ist es für mich als reine Information gedacht?

Ist es rein informativ, nehme ich es auf um eventuell einmal darauf zurück zu schauen.

Ist es eine Information, die ich erledigen muss, überlege ich zuerst, ob ich diese Aufgabe selbst erledigen muss oder ob mir vielleicht jemand etwas abnehmen kann. Man muss ja nicht immer alles selbst machen. Delegieren heißt hier das Zauberwort. Auch kleine Kinder können kleine Aufgaben im Haushalt übernehmen.

3. PRIORITÄTEN:

Es gibt so eine Faustregel für die Dinge, die man vorziehen kann. Wenn es nur 2 Minuten dauert, dann tue es sofort. Es wird kaum Tage geben, wo du den ganzen Tag mit 2 Minuten Arbeiten ausgefüllt hast. Aber setze dir ein Zeitlimit dafür. Maximal 30 Minuten lang arbeitest du diese 2 Minuten Aufgaben ab. Das Unangenehmste tust du zuerst. Dann abstufend bis zum Einfachsten.
Leider sind es nicht nur Kurzaufgaben die dich begleiten. Mache danach eine kurze Pause und hole dir die Energie für den nächsten Schritt.

4. ORDNEN:

Die meiste Kraft geht für den Beschluss drauf etwas zu tun. Dieses „ins Tun kommen“ ist immer leicht gesagt, aber es kostet Unmengen Kraft sich selbst in den Hinter zu treten.

Einfacher ist es, all die übrig gebliebenen ToDo´s her zu nehmen und in Kategorien einzuteilen. Fasse alles zusammen, was auf dem PC zu erledigen ist. Oder alles was in einem Raum zu tun ist. Oder auch nach Themen. Wenn du einen Anruf zu erledigen hast, legen den Anruf so, dass du gleich beim Arzt den Termin ausmachen kannst..

5. TERMINISIEREN:

Das was Planer tun, ist es sich nun Termine zu setzen. Thema 1 wird bearbeitet von 8-9 Uhr, dann wird Pause gemacht. Weiters Thema 2 von 10-10:30 Uhr und so weiter. Das ist zwar in der Planung erst einmal ein Stück Arbeit, aber nur so kann man Aufgeschobenes wieder unter Kontrolle bekommen. Außerdem finde ich, habe ich lieber den Tag herunter gebrochen auf mehrere Stationen mit genügend Pausen, als ich habe das Gefühl, der Berg Arbeit erschlägt mich.

6. ABARBEITEN:

Und zwar mit Timer und Konzentration. Sobald du merkst, die Konzentration geht flöten mache die eine Aufgabe noch fertig und stehe auf, hole dir etwas zu trinken oder gib deinem Körper eine kurze Pause und kehre wieder zurück, falls deine dir eingeplante Zeit noch nicht zu Ende ist. Ist die Zeit sowieso abgelaufen und du kannst diese Aufgabe später oder am nächsten Tag erledigen, dann plane erneut diese Aufgabe am nächsten Tag ein. Arbeite immer nur an einer Sache um dich nicht zu verzetteln. Bei großer Konzentration darf auch ein Kollege oder ein Kind 10 Minuten warten, bis du dich mit voller Aufmerksamkeit dich ihm widmest.

Ja und so wird dein ToDo Berg immer kleiner. Du kannst effizient deine Aufgaben über den Tag bewältigen und bekommst gleichzeitig ein Gefühl für dein Zeitmanagement. Sowohl im Beruf als auch Privat ist die Work-Life-Balance sehr wichtig.

Achte auf dich!

Alles Liebe,

NiNa

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